Sabtu, 08 Mei 2010

ANALISIS SWOT ORGANISASI KANTOR DINAS KEHUTANAN KABUPATEN MUNA

ANALISIS SWOT ORGANISASI KANTOR DINAS KEHUTANAN KABUPATEN MUNA

I. PENDAHULUAN
Dinas Kehutanan Kabupaten Muna merupakan instansi leading sector dalam pengelolaan hutan di wilayah Pemerintah Kabupaten Muna. Kehutanan sebagai sektor andalan dalam pembangunan daerah, perlu mendapat perhatian yang serius dari Pemerintah Kabupaten Muna. Sehubungan denga itu maka diperlukan adanya kebijakan Pemda yang mendukung tujuan pengelolaan hutan itu sendiri yaitu meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan PAD melalui pemanfaatan hutan secara lestari dan berkelanjutan.
Untuk mendukung pencapaian tujuan pengelolaan hutan tersebut maka salah satunya diperlukan organisasi pengelolaa hutan yang kuat mulai dari organisasi struktural maupun organisasi wilayah. Disadari bahwa selama masa pemerintahan Belanda hingga era otonomi daerah, organisasi pengelolaan hutan di Kabupaten Muna belum menemukan bentuk atau format yang relevan dengan perkembangan zaman. Sehubungan dengan itu, diperlukan adanya analisis pengembangan organisasi Dinas Kehutanan mulai dari organisasi struktural maupun organisasi wilayah.

2. Permasalahan
Permasalahan umum dalam pengelolaan hutan di Kabupaten Muna adalah sebagai berikut :
 Menurunnya produktivitas Hutan Jati
 Menurunnya mutu / kualitas kayu jati
 Belum optimalnya Pengelolaan Hutan Tanaman Industri (HTI) jati
 Menurunnya pasokan kayu untuk kebutuhan Indudtri Pengolahan Kayu Hulu (IPKH)
 Menurunnya kepercayaan stakeholder terhadap pengelolaan hutan jati
 Rendahnya keterlibatan masyarakat dalam menjaga dan mengamankan Hutan tanaman Industri (HTI) jati.
 Pengawasan dan penegakan hukum
 Tekanan penduduk sehingga terjadi defisit lahan dan defisit pangan
 Sarana prasarana operasioanl pengamanan dan pembangunan hutan
 Kualitas dan kunatitas SDM yang kurang memadai

Sehubungan dengan berbagai permasalahan tersebut di atas maka diperlukan
a. Strategi apa yang ditempuh oleh pemerintah Daerah (Dinas Kehutanan Kabupaten Muna) dalam dalam rangka mencapai tujuan pengelolaan hutan yang lestari dan berkelanjutan dan kesejahteraan rakyat.
b. Pilihan faktor pendukung apa yang direkomendasikan mengembangkan Organisasi Dinas Kehutanan Kabupaten Muna

3. Konsep strategi
Strategi merupakan cara untuk mencapai sasaran jangka panjang. Strategi bisnis dapat termasuk perluasan geografis, diversifikasi, akuisisi, pengembangan produk, penetrasi pasar, pengurangan, divestasi, likuidasi dan usaha patungan (David, 2002). Untuk menganalisis suatu kegiatan dalam satu organisasi agar tercapai tujuan, perlu menggunakan suatu analisis yang dikenal dengan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats). Instrumen analisis SWOT sangat banyak digunakan karena dapat membantu pimpinan / CEO dalam merumuskan masalah, menentukan sasaran secara terukur dan dapat diuji sesuai kondisi lingkungan organisasi baik secara internal maupun eksternal.
Setiap organisasi pasti mempunyai empat unsur tersebut di atas sehingga perlu dikenali memerlukan kehati-hatian dalam pengelolaannya.
1. Strength (kekuatan) merupakan faktor penentu yang dapat mempengaruhi secara internal maupun secara eksternal dalam mendukung pencapain tujuan organisasi.
2. Weakness (kelemahan) adalah suatu faktor yang perlu dicermati dalam menyusun program agar tujuan yang telah ditetapkan tidak terlalu jauh menyimpang dari sasaran yang diharapkan.
3. Opportunities (peluang) adalah unsur yang sangat strategis untuk dikaji secara mendalam agar semua komponen organisasi dapat memanfaatkan setiap kesempatan dalam rangka meningkatkan hasil dan pencapaian tujuan organisasi.
4. Threats (ancaman) adalah factor yang dapat mempengaruhi jalannya organisasi sehingga setiap saat perlu diwaspadai agar organisasi tetap utuh.
4. Manajemen Strategi
Menurut David (2002), mengenali misi, sasaran, strategi organisasi yang telah diterapkan merupakan titik awal yang logis untuk manajemen strategi. Sehubungan dengan situasi dan kondisi instansi pemerintah saat ini menghalangi strategi tertentu dan mungkin bahkan mendikte tindakan tertentu. Setiap organisasi mempunyai misi, sasaran dan strategi, bahkan sekalipun elemen-elemennya tidak secara sadar didesain, ditulis dan dikomunikasikan.
Proses manajemen strategi bersifat dinamis dan berkelanjutan. Suatu perubahan dalam salah satu komponen utama dalam model dapat memaksa perubahan dalam salah satu atau semua komponen yang lain. Oleh karena itu, aktivitas merumuskan, mengimplementasikan dan mengevaluasi strategi harus dilaksanakan secara terus-menerus, bukan hanya di akhir tahun atau setengah tahun sekali. Proses manajemen strategis tidak pernah benar-benar berakhir.
Menurut sejarah, manfaat prinsip dari manajemen strategis adalah membantu organisasi membuat strategi yang lebih baik dengan menggunakan pendekatan yang lebih sistematis, logis dan rasional pada pilihan strategis. Komunikasi merupakan kunci terhadap keberhasilan dari manajemen strategis karena terlibat dalam proses, manajer dan karyawan benar-benar bersedia mendukung organisasi. Oleh karena itu, sikap dalam pelaksanaan manajemen strategis amat penting. Tujuan utama dari proses adalah mencapai pengertian dan komitmen dari semua pimpinan/manajer dan karyawan/staf (David, 2002)
Menurut Wahyudi (1995) bahwa manajemen strategik adalah pola pikir strategis yang terintegrasi dengan fungsi-fungsi manajemen yaitu perencanaan, penerapan dan pengawasan. Dikatakan juga bahwa manajemen strategik adalah suatu seni dan ilmu pembuatan (formating), penerapan (implementing) dan evaluasi (evaluating) keputusan-keputusan strategis antara fungsi-fungsi yang mendukung sehingga kemungkinan tujuan organisasi dapat tercapai dimasa yang akan datang. Manfaat yang diperoleh dalam menerapkan manajemen strategik dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut :
a. Organisasi mampu memberikan arah jangka panjang yang akan dicapai
b. Organisasi mampu beradaptasi pada perubahan-perubahan yang terjadi
c. Organisasi menjadi lebih efektif
d. Organisasi dapat diidentifikasi keunggulan komparatifnya dalam lingkungan yang semakin beresiko
e. Kemampuan perusahaan semakin tinggi dengan aktivitas pembuatan strateginya, sehingga mampu mencegah terjadinya masalah dimasa datang.
f. Pembuatan strategi dilakukan dengan melibatkan karyawan sehingga karyawan termotivasi dalam tahap pelaksanaanya
g. Kegiatan yang tidak beraturan atau tidak tersusun yang dapat mengakibatkan tumpang tindih dapat diperkecil.
h. Karyawan yang enggan untuk berubah dapat diperkecil
Menurut Umar (2001) bahwa perencanaan bila dilihat dari sisi tingkatan manajemen dapat dibagi dua, yaitu perencanaan strategis dan perencanaan operasional. Perencanaan strategis lebih ditujukan kepada bagaimana manajemen puncak menentukan visi, misi dan strategi organisasi untuk mencapai tujuan jangka panjang, sedangkan perencanaan operasional lebih menekankan kepada bidang fungsional dari organisasi yang berjangka pendek.
5. Matriks Internal Factor Evaluation (IFE), Matriks External Factor Evaluation (EFE) dan Matriks TOWS
Matriks Internal factor Evaluation atau matriks IFE adalah alat perumusan strategi yang meringkas dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan utama suatu organisasi atau perusahaan. Data yang diperoleh dari informasi aspek internal dapat digali dari beberapa pendekatan yang mencakup aspek manajemen, keuangan, sumber daya manusia, pemasaran, sistem informasi dan produksi/operasi.
Matrik External Factor Evaluation atau matriks EFE adalah matriks yang digunakan ahli strategi untuk meringkas dan mengevaluasi faktor-faktor eksternal perusahaan atau organisasi/instansi. Menurut Umar (2001), data eksternal yang diperoleh dari pengamatan atau informasi lingkungan eksternal dapat dilakukan dengan pendekatan ekonomi, sosial, budaya, demografi, lingkungan, politik, pemerintah, hukum, teknologi, persaingan di pasar industri dimana perusahaan berada. Faktor eksternal merupakan hal yang penting karena berpengaruhsecara langsung dan tidak langsung terhadap perusahaan atau organisasi.
Matriks Threats-Opportunities-Weaknesses-Strengths atau dikenal dengan matrik TOWS adalah alat pencocokan yang penting dalam melakukan pengembangan empat tipe strategi. Keempat tipe strategi tersebut adalah :
1. Strategi S-O (Strengths–Opportunities) yaitu Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk memanfaatkan peluang
2. Strategi W-O (Weaknesses–Opportunities) yaitu strategi yang bertujuan memperbaiki atau meminimalkan kelemahan untuk menanfaatkan peluang eksternal.
3. Strategi S-T (Strengths-Threats) yaitu strategi yang menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk menghindari atau mengurangi dampak ancaman eksternal.
4. Strategi W-T (Weaknesses-Threats) merupakan taktik defensif yang diarahkan untuk mengurangi kelemahan internal dan menghindari ancaman lingkungan eksternal

6. Quantitative Strategic Planning Matrix
Menurut David (2002), Quantitative Strategic Planning Matrix atau matriks QSPM adalah teknik analisis yang dirancang untuk menetapkan daya tarik relatif dari tindakan alternatif yang layak atau secara sasaran menunjukkan strategi alternatif mana yang terbaik. Matriks QSPM menggunakan hasil pencocockan dari analisis TOWS serta input dari analisis SPACE, matrik BCG, matrik IE dan matriks Grand Strategy. QSPM adalah alat yang memungkinkan ahli strategi untuk mengevaluasi strategi alternatif secara obyektif.
Secara konsep QSPM menentukan daya tarik relatif dari strategi berdasarkan sejauh mana faktor-faktor sukses kritis eksternal dan internal dimanfaatkan dan diperbaiki. Daya tarik relatif dari setiap strategi dalam satu set alternatif dihitung dengan menetapkan dampak kumulatif dari setiap faktor sukses kritis eksternal dan internal. Jumlah set strategi alternatif yang dihasilkan dari matriks TOWS dapat dimasukan dalam QSPM tanpa ada satu batasan jumlah set alternatif yang akan dievaluasi.
Matriks QSPM memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihan matriks QSPM adalah sebagai berikut :
1. Merupakan satu-satunya teknik analisis yang dirancang untuk menetapkan daya tarik dan pilihan tindakan alternatif yang layak dikembangkan, serta evaluasi terhadap pilihan strategi dapat dilakukan secara obyektif.
2. Faktor kunci dan strategi dapat dipertimbangkan secara berurutan atau bersamaan dengan tidak adanya batasan jumlah strategi yang dievaluasi.
3. Pemaduan faktor-faktor internal dan eksternal yang terkait merupakan dasar dalamproses pengambilan keputusan.
4. Kemungkinan faktor kunci terabaikan sangat kecil.
5. Dapat diterapkan pada tipe organisasi apapun.
Kelemahan matriks QSPM adalah :
1. Penilaian intuitif sangat diperlukan, tetapi menggunakan asumsi yang beralasan dan masuk akal
2. Pemberian peringkat dan nilai daya tarik diperoleh secara subyektif, tetapi prosesnya memerlukan informasi obyektif yang pada akhirnya dapat menimbulkan perbedaan interpretasi informasi.
3. Konsep QSPM hanya dapat sebaik informasi yang diperlukan dan analisis pencocokan menjadi landasannya.
7. Tujuan dan Sasaran
Salah satu persoalan penting dalam organisasi adalah bagaimana orang-orang yang berada dalam suatu organisasi dapat mengalokasikan waktu, tenaga dan pikiran untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan struktur organisasi model pyramid maka akan tercipta hubungan kerjasama yang baik antara pimpinan dengan staf, antar staf maupun antara staf dengan public.
Gaya kepemimpinan yang baik bukan berarti dapat mengerjakan pekerjaannya sendiri dengan baik, akan tetapi bagaimana dapat mengatur orang-orang di bawahnya dalam menyelesaikan pekerjaanya secara baik sehingga menunjang pencapaian visi misi organisasi. Untuk mencapai hal tersebut, seorang pengambil keputusan / pimpinan dituntut untuk memiliki pengetahuan, strategi, metode dan teknik pelaksanaan yang baik, kemampuan berkomunikasi dengan bawahan, dan kemampuan untuk memahami masalah organisasi secara menyeluruh serta motivasi yang baik dalam membangun sebuah organisasi.
Pandangan pimpinan yang ada pada lingkup organisasi Kantor Dinas Kehutanan Kabupaten Muna bahwa setiap manusia mempunyai karakter, bakat, kemampuan, keterampilan dan keahlian yang berbeda-beda. Sehubungan dengan itu untuk lebih berkembangnya sebuah organisasi diperlukan pembagian kerja (staffing) sesuai dengan latar belakang keahlian masing-masing(the right man on the right place). Disamping itu adalah diperlukan analisis kebutuhan jumlah personil yang diperlukan dalam sebuah organisasi. Salah satu alat yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan hukum jenjang pengawasan (span of control).
Untuk dapat memahami dan mengukur sejauh mana kemampuan potensi dan prospek organisasi di Kantor Dinas Kehutanan Kabupaten Muna dalam rangka pengambilan keputusan strategis, maka diperlukan analisis yang mendalam sehingga visi dan misi organisasi yang telah ditetapkan dapat dicapai secara tepat. Salah satu alat analisis yang dapat dipakai adalah menggunakan analisis SWOT.
Adapun tahap-tahap yang akan dilakukan dalam menggunaka matrik SWOT adalah sebagai berikut:
1. Membuat daftar peluang eksternal
2. Membuat daftar ancaman eksternal
3. Membuat daftar kekuatan kunci internal
4. Membuat daftar kelemahan kunci internal
5. Mencocokan kekuatan internal dan peluang eksternal serta melakukan pencatatan terhadap hasil dalam kolom strategi SO
6. Mencocokan kelemahan internal dan peluang eksternal serta melakukan pencacatan hasil dalam kolom strategi WO
7. Mencocokan kekuatan internal dan ancaman eksternal serta melakukan pencacatan hasil dalam kolom strategi ST
8. Mencocokan kelemahan internal dan ancaman eksternal serta melakukan pencacatan hasil dalam kolom strategi WT

Contoh matrik SWOT yang dapat digunakan dapat dilihat pada tabel 1 berikut.

Tabel 1. Matriks SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities,Threats,) Analisis Strategi Pengembangan Organisasi Kantor Dinas Kehutanan Kabupaten Muna.


Strength (S)
Faktor-faktor Kekuatan internal Weakness (W)
Faktor-faktor kelemahan internal

Strategi SO Strategi WO

Opportunities (O)
Faktor-faktor peluang eksternal Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang Ciptakan strategi yang meminimalkam kelemahan untuk menanfaatkan peluang
Strategi ST Strategi WT
Threats (T)
Faktor-faktor ancaman eksternal
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.
Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk
mengatasi ancaman.

Sumber : David, (2002), hal 186








Adapun kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dalam Organisasi Kantor Dinas Kehutanan Kabupaten Muna dapat diuraikan sebagai berikut ;
Kekuatan (S) Kelemahan (W) Peluang (O) Ancaman (T)
1. Struktur organisasi yang kuat
2. SDM perencana yang memadai
3. Sarana operasional pelayanan administrasi memadai
4. Adanya aturan disiplin pegawai
1. Tenaga penyidik profesional kurang
2. Kualitas SDM (moral)
3. Sarana operasional pengamanan hutan
4. Kuantitas SDM pengamanan hutan
5. Kepastian kawasan
6. Biaya pembangunan 1. Tersedia Kawasan hutan yang cukup & sesuai
2. Terbukanya akses pasar
3. Terbukanya industri pengolahan hasil hutan lokal
1. Kurangnya dukungan dari stakeholders
2. Lemahnya pengawasan & penegakan hukum
3. Lemahnya koordinasi (ego sektoral)
4. Tekanan penduduk
5. Defisit pangan
6. Politik lokal

8. Penetapan Alternatif-alternatif Unsur Kompetitif (Competetive Assets)
Kekuatan sesungguhnya merupakan asset kompetitif (Competitive liabilities). Isunya adalah sejauh mana issu organisasi mampu secara tepat menangani kelemahan dan tantangan organisasi. Bagaimana memanfaatkan asset yang dimiliki sehingga semakin kuat kompetitif organisasi dan semakin jauh dari sudut kerugiannya. Kekuatan yang dimiliki sangat p[enting karena pada dasarnya merupakan batu loncatan strategis dan merupakan landasan yang diatasnya dap[at dibangun langkah-langkah kompetitif yang menguntungkan. Kalau kekuatan yang dimiliki sangat sedikit, makan CEO dan para eksekutif lain hendaknya mencari jalan untuk meningkatkan kemampuan organisasi agar memungkinkan mereka dapat merumuskan strategi yang kompetitif berdasarkan perkembangan zaman. Strategi yang baik, sebaiknya dipergunakan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada sehingga perlahan menempati posisi yang komptetitif.
Apabila dalam sebuah organisasi memiliki kelemahan yang mendasar, misalnya lambanya pelayan yang diberikan kepada masyarakat sebagai akibat terbatasnya alat teklnologi, maka seorang CEO tidak semestinya ,mebiarkan kondisi tersebut berlarut-larut. Strategi itu dapat berupayan suatu program perencanaan pengadaan alat teknologi (computer), sehingga system pelayanan dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi computer yang mampu memberikan pelayanan yang cepat dan tepat sehingga dengan sendirinya menjadi kekuatan organisasi.
Aturan sebagai strategi, sebaiknya CEO merumuskan sebuah strateginya sesuai dengan aturan apa yang paling baik dilakukan serta menghindari suatu strategi yang bertumpu pada kelemahan organisasi. Untuk keperluan itu, hendaknya diteliti dengan seksama unsure mana yang betul-betul merupakan satu kekompakan yang bulat. Apabila unsure-unsur organisasi terpisah satu dengan yang lain, jelas merupakan kelemahan, tetapi apabila digabungkan dengan yang lain akan menciptakan suatu keberuntungan yang besar. Hal ini kurang disadari apabila dalam tubuh organisasi terjadi persaiangan yang tajam antara unit-unit kerja sehingga kekuatan organisasi secara keseluruhan tidak tampak. Jadi seluruh staf dapat menjadi satu tim yang tangguh, terampil dan kompak

9. KOMPETENSI DESKRIPTIF KEUNGGULAN KOMPETITIF
Dalam suatu organisasi dikatakan berada dalam sasaran kompetitif apabila ia mengetahui kepada siapa ia berkompetisi, mempunyai pemahaman dan pengetahuan tentang visi-misi, tujuan, sasarn dan sumber daya serta apa yang dapat dilakukan oleh competitor. Evaluasi terhadap suatu arah tujuan dari sasarn kompetitif dapat dilakukan dengan mengajukan pertanyaan bagaimana pengaruh pimpinan organisasi dengan efektifitas kinerja bawahan tentang jenius tugas yang dilakukan dalam organisasi yang dikenal dengan factor internal. Sedangkan factor eksternal antara lain adalah bagaimana factor politik, ekonomi, social dan budaya yang ditetapkan dalam sebuah organisasi. Organisasi terbentuk karena orang-orang mempunyai keinginan untuk mencapau sesuatu, artinya tujuan organisasi untuk meningkatkan kepuasan kerja kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas dan hasil kerja yang baik bertujuan untuk kesejahteraan bagi semua anggota organisasi.




10. KERANGKA PEMIKIRAN
Dari latar belakang, permasalahan di atas maka disusun kerangka pemikiran konseptual seperti pada Gambar 1 berikut:


































Gambar 1. Kerangka Pemikiran Konseptual Analisis Strategi pengelolaan hutan Tanaman Industri Jati


11. KESIMPULAN

Berdasarkan latar belakang, permasalahan dan kerangka pemikiran tersebut di atas maka dapat disimpulkan bahwa untuk membuat sebuah pilihan alternatif Organisasi Dinas Kehutanan Kabupaten Muna, diperlukan langkah-langkah analisis dengan menggunakan analisis SWOT sehingga dapat memberikan hasil akhir yang sesuai dalam rangka mencapai tujuan pengelolaan hutan secara keseluruhan.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar